Об опыте разработки СМК и формировании управленческих механизмов её реализации на предприятиях Группы Компаний «Единая торговая система» (статья в Деловом Петербурге )
В настоящей статье ставятся задачи:
- показать целесообразность реализации процессного подхода в структурных подразделениях Группы Компаний «Единая торговая система» (далее – ГК «ЕТС»): СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы»;
- обратить внимание руководителей Группы Компаний «Единая торговая система» на необходимость комплексного развития системы менеджмента качества на предприятиях;
- привлечь специалистов в сфере менеджмента на торговых предприятиях к поиску и обсуждению способов решения проблем, возникающих при внедрении процессного подхода;
- обменяться опытом работы в СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы»;
- получить общественную оценку результатов, достигнутых при создании СМК в СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы».
Введение
В Стратегии развития ГК «ЕТС» намечены высокие рубежи, для достижения которых требуются не только инвестиции и мобилизация ресурсов, но и упорядочение всей деятельности Организации на основе современных технологий управления и принципов менеджмента.
Отечественный и международный опыт показывает, что эффективным механизмом упорядочения деятельности является разработка и внедрение системы менеджмента качества (далее - СМК) в соответствии с требованиями международных стандартов (МС) ISO серии 9000 (ГОСТ Р ИСО серии 9000). Поэтому не случайно, что в число важнейших задач, сформулированных в рамках Корпоративной политики ГК «ЕТС», входят: во-первых, совершенствование процессов жизненного цикла услуг по экспорту/импорту химического сырья и строительных материалов; и, во-вторых, выстраивание новой структуры менеджмента качества, обеспечивающей достижение предприятиями поставленных стратегических целей.
В российской практике еще не накоплен достаточный опыт реализации СМК на торговых предприятиях такого масштаба и сложности, специфики и интенсивности поставок, как СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы». В силу этого важно правильно определить место и роль СМК в системе управления этих Предприятий, основные принципы организации СМК, а также адекватно оценить результаты внедрения систем менеджмента. В соответствии с принятым высшим руководством ГК «ЕТС» курсом на реализацию стратегических целей Центр сертификации «Группы внедрения, консалтинга и сертификации систем менеджмента» ISO-Group(далее – Центр ООО «Федеральный Регистр") за период с 2016 г. по 2017 г. разработал нормативную базу СМК и осуществил внедрение управленческих механизмов повышения эффективности бизнес-процессов в СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы».
Об организации работ по созданию систем менеджмента качества на предприятиях Группы Компаний «Единая торговая система»
Постановка СМК сопряжена с необходимостью решения ряда задач технического, технологического и организационного характера. Однако наиболее сложная проблема обусловлена наличием фактора времени и заключается в необходимости проведения работ в сжатые сроки. Согласно договору выполнение полного комплекса работ запланировано осуществить в течение нескольких месяцев. Следует отметить, что это крайне малый срок для реализации столь сложного организационно-управленческого инновационного проекта, каким является фактически внедрение МС серии ISO 9000 (ГОСТ Р ИСО 9000). Как показывает мировой опыт, данная работа требует более длительного времени, особенно для предприятий начинающих создание СМК, что называется, «с нуля».
Таким образом, все участники данного Проекта, как консультанты Центра ООО «Федеральный Регистр», так и персонал подразделений СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы», находились в жестких условиях дефицита времени. Кроме того, сложность проведения работ в электродепо «Дачное» усугублялась еще двумя обстоятельствами:
1. Решение о внедрении СМК было инициировано руководством не самих Предприятий, а – высшим руководством ГК «ЕТС». Подобный подход носил для участников Проекта не добровольный, а принудительный характер, что противоречит основным принципам, философии и рыночной идеологии стандартов ISO.
2. В составе работ была предусмотрена подготовка нормативной базы и рекомендаций по внедрению СМК для отдельных Предприятий ГК «ЕТС». На деле выяснилось, что в планировании, организации и реализации процессов жизненного цикла услуг по экспорту/импорту химического сырья и строительных материалов принимают участие различные руководители и специалисты других предприятий, также входящих в ГК «ЕТС». Однако при подготовке нормативных документов СМК СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы» были использованы внутренние процедурные документы, регламентирующие бизнес-процессы указанных Предприятий. Это привело к тому, что в процессных моделях СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы», а также во внедренных процедурных документах регламентирована деятельность по планированию, организации, осуществлению и контролю качества поставок химической продукции и строительных материалов только в рамках ответственности только двух Предприятий. В таких условиях создаются угрозы и возрастают риски для устойчивого развития бизнеса ГК «ЕТС».
Формирование комплекта нормативных документов СМК
Формирование комплекта нормативных документов СМК осуществлялось в соответствии с разработанными Центром ООО «Федеральный Регистр» и утвержденными соответствующими руководителями СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы» графиками выполнения работ.
Для каждого Предприятия общее количество НД, подлежащих разработке, составило 15, в т.ч.: Политика в области качества, Цели в области качества, Положение о Координационном Совете, Положение о Представителе руководства в области качества, Положение о Рабочей группе, Положение о Группе внутреннего аудита, Инструкция по формированию документов СМК, Методика по управлению рисками и Стандарты СМК.
Разработка всех НД осуществлялась по отлаженной методике [1], применяемой Центра ООО «Федеральный Регистр», следующим образом: проекты документов составлялись специалистами Центра при непосредственном участии Рабочих групп Предприятий, проекты всех документов подлежали обязательной двухсторонней экспертизе специалистов (представителей Сторон), после согласования проекты НД направлялись на утверждение руководством ГК «ЕТС».
Как показала практика разработки НД СМК для СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы», содержание требований МС ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9000:2015), отвечающих на вопрос «что делать?», и рекомендаций консультантов по их реализации, т.е. ответов на вопрос «как делать?», не вызывала серьезных затруднений со стороны участников Рабочих групп. Проблема заключалась лишь в отсутствии у части из них достаточного времени. Однако, план разработки НД был выполнен полностью, с надлежащим качеством и в установленные сроки.
Обучение руководителей, специалистов и рабочего персонала в электродепо «Дачное»
Одним из наиболее сложных и в то же время важных мероприятий, реализуемых специалистами Центра ООО «Федеральный Регистр» на площадках СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы», было проведение обучения персонала Предприятий – участников КС, РГ и ВА. В ходе этого обучения руководители и специалисты отделов были ознакомлены с концепцией МС серии ISO 9000 (ГОСТ Р ИСО 9000), с принципами менеджмента, установленными в этих стандартах, и с требованиями ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9000:2015) к деятельности, осуществляемой в рамках создаваемых СМК. Дополнительно к семинарским занятиям были проведены «круглые столы» с участием руководителей направлений и менеджеров по продажам групп продукции. С целью полного вовлечения производственного персонала СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы» в постановку СМК было предложено формирование специальных (карманных или настольных) версий некоторых нормативных документов, где будет дано подробное разъяснение целей, порядка реализации и методов контроля за осуществлением производственных процессов поставки химической продукции, строительных материалов и систем.
В рамках организованных курсов занятий с персоналом СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы» также было организовано обучение специалистов Предприятий по курсу «Внутренний аудит СМК» [2]. Прошедшие обучение специалисты успешно сдали контрольные тесты и получили допуск к проведению аудиторских проверок процессов СМК.
Следует отметить, что исключительно важную роль в формировании позитивного настроя мышления персонала Предприятий ГК «ЕТС» на внедрение СМК сыграли генеральный директор СП ООО «ЕТС» А.А. Школа, зам. генерального директора СП ООО «ЕТС» по персоналу и информации А.А. Иванян, зам. генерального директора СП ООО «ЕТС» по химической продукции Г.Ф. Балмасов, генеральный директор ООО «ЕТС – Строительные системы» Е.Б. Ефремов-Шереметьев, зам. генерального директора ООО «ЕТС - Строительные системы» В.И. Потоцкий.
Результаты внедрения СМК
К основным результатам, полученным в ходе разработки нормативных документов и формирования управленческих механизмов реализации СМК в СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы», следует отнести:
1. Утвержденную Политику и Цели в области качества для каждого из Предприятий;
2. Комплекты нормативных документов СМК, состоящие из Положений, Инструкции, Методики и Стандартов;
3. Организационную структуру СМК, включающую Координационный Совет, Рабочую группу и Группу внутреннего аудита;
4. Повышение качества услуг в сфере поставок химического сырья и строительных материалов, осуществляемых подразделениями Предприятий ГК «ЕТС»;
5. Установленные резервы повышения эффективности бизнес-процессов и производительности труда персонала СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы» за счет сокращения издержек на величину порядка ~35%.
Заключение
Проведенный анализ показал, что эксперимент по внедрению СМК на Предприятиях ГК «ЕТС» оправдал себя. Создание СМК в СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы» доказало принципиальную возможность использования и в других структурных подразделениях ГК «ЕТС» МС серии ISO 9000 (ГОСТ Р ИСО 9000).
Следует отметить, что ГК «ЕТС» обладает значительным кадровым потенциалом. Опытные и умелые руководители, а также квалифицированный персонал СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы» решают сложные задачи по реализации процессного подхода в условиях обострения конкуренции на рынке труда, ужесточения конкурентной борьбы на рынках химической продукции и строительных материалов, усиления санкционных действий со стороны государств Евросоюза.
Эти и ряд других факторов являются внешними для СП ООО «ЕТС» и ООО «ЕТС – Строительные системы» и не относятся к сфере компетенции руководства Предприятий. Однако они оказывают негативное влияние на стабильность процессов структурных подразделений и создают дополнительные риски нарушения поставок продукции.
Для парирования этих факторов необходима регламентация и отладка «сквозных» процессов ГК «ЕТС». Без решения этих вопросов обеспечение требуемых показателей результативности и эффективности бизнеса ГК «ЕТС» представляется весьма затруднительным.
Библиографический список
1. Менеджмент качества на основе стандартов ИСО: содержание, проблемы, перспективы. М.З. Свиткин, В.Д. Мацута. СПб.: Изд-во ВСЕГЕИ, 2008. – 552 с.
2. Настольная книга внутреннего аудитора систем менеджмента. М.З. Свиткин, В.Д. Мацута, О.Д. Дымкина - СПб.: Изд-во С-Пб Картографической фабрики ВСЕГЕИ, 2006. – 151 с.